この記事を読んでいるあなたは、
- 業務に役立つおすすめの情報共有アプリを知りたい
- 情報共有アプリを導入する際の選び方を知りたい
- 情報共有アプリのメリットを知りたい
上記のように考えているかもしれません。
この記事では、そんなあなたに「おすすめの情報共有アプリや選び方、導入するメリット」などをお伝えしてきます。
情報共有アプリとは
情報共有アプリとは、社内の部署メンバーとの業務連絡を取り合ったり、資料やデータファイルを共有したりすることができるアプリです。
情報共有アプリは、以下のように分類することができます。
- チャット専用アプリ
- データファイル共有アプリ
- 社内用SNSアプリ
- タスク管理用アプリ
情報共有アプリを活用することで、リアルタイムで部署メンバーと情報共有を行い業務をスムーズに行うだけでなく、コミュニケーションが円滑になり人間関係を良くすることも可能になります。
社内で情報共有アプリを活用しようか考えている際は、自社の現状問題や悩みを明確にすることで、業務効率化に繋がるアプリを見つけることができます。
企業が情報共有アプリを利用するメリット
企業が情報共有アプリを利用するメリットについて解説していきます。
社内や部署間でのコミュニケーションがスムーズに行える
情報共有アプリを利用することで、社内や部署間でのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。
以前までは紙媒体の資料等で情報を共有する企業が一般的でしたが、コロナの影響でテレワークが浸透したこともあり、オンラインベースでやり取りをする機会が多くなりました。
チャットアプリのような情報共有アプリを導入すれば、メールのような堅苦しい感じではなく、気軽に会話をすることが可能なため、スムーズに効率よく報連相を行うことが可能です。
また、情報共有アプリを導入することで、リアルタイムで意見交換をし合ったり同じメンバー同士で円滑な会議や議論を行ったりすることお可能になります。
散らばった情報をまとめて業務効率化に繋げられる
情報共有アプリを活用することで、散らばった情報をまとめて業務効率化につなげることができます。
企業や部署の規模が大きいほど、顧客情報管理や社内スタッフの統制が難しくなり、業務がスムーズに進まないといったことはよくあります。
しかし、情報共有アプリを利用すれば、情報を一元管理できるだけではなく、データや資料の内容ごとにフォルダ分けを行い分類することもできます。
結果として、必要な資料にすぐアクセスしたり、メンバーに共有したりすることができるため、業務の効率を良くすることが可能になります。
常に最新情報を確認することができる
情報共有アプリを導入することで、常に最新情報を確認することができます。
情報共有アプリは、オフィスに居なくても情報をチェックすることができるため、外出先やテレワークでもリアルタイムで起こっている出来事を把握することが可能です。
例えば、早急に必要な資料をアプリ内のメンバーに送ってもらったり、月間売り上げや新規獲得の顧客数を共有したりすることができます。
リモートワークや時差出勤といった多様な働き方でも、アプリを利用することで常にタイムリーな情報を得ることが可能になります。
企業におすすめの情報共有アプリ5選
企業におすすめの情報共有アプリを5つ紹介します。
簡単SNS
簡単SNSとは、プログラミング知識がなくてもわずか3分でオリジナルのSNSを作成することができる情報共有アプリです。
同じ趣味を持っている人同士のグループを作成したり、他のサービスと簡単SNSを連携したりできるといった特徴があります。
無料でアプリをカスタマイズして利用したいと考えている人は簡単SNSがおすすめです。
LINE WORKS
LINE WORKSとは、通常のLINEのようにチャットを通じて連絡を取ることができるビジネス向けの情報共有アプリです。
LINEと使い方が同じであり、グループメンバーのスケジュールやファイルを共有したり、メンバーからの意見をアンケートで集めたりできるような機能が搭載されています。
日頃から使い慣れているアプリを社内の業務効率化に活かしたいと考えている方は、LINE WORKSがおすすめです。
Trello
Trelloとは、付箋を貼ったり剥がしたりするような操作性で、散らばったタスクを管理することができる情報共有アプリです。
タスク管理機能はカードを「タスク一覧」「実行中」「完了」といったカードを作成することができ、タスクごとの状況をパソコンやスマホなどのデバイスから確認することができます。
部署内で散らばっているタスクを一元管理したいと考えている方は、Trelloがおすすめです。
Slack
Slackとは、世界中の企業で導入されており、チャットやファイル送信などを行うことができるビジネス用に特化した情報共有アプリです。
Slackは無料で利用し始めることができ、部署ごとのグループを作成してビデオ通話をしたり、チャットを通じてデータを共有したりすることができます。
外出先でもすぐにメッセージを確認したい人や、多くの企業が導入しているアプリを利用したいと考えている方はSlackはおすすめです。
kintone
kintoneとは、アプリ開発の知識がなくても社内に最適なシステムを作成したり、グループ内のメンバーとシェアしたりすることができる情報共有アプリです。
例えば、取引先の顧客情報や売上などを管理するためのアプリをマウス操作だけで作成したり、エクセルやスプレッドシートにある数値データを基にアプリを作成して共有したりすることができます。
自社にマッチしたアプリを独自に作成して業務を行いたいと考えている人は、kintoneはおすすめです。
企業向け情報共有アプリの選び方
企業向け情報共有アプリの選び方について解説していきます。
簡単に使える仕様になっているかどうか
情報共有アプリを選ぶ際は、アプリが簡単に使える仕様になっているかどうか確認することが大切です。
アプリを導入しても社内の人が簡単に使えなければ意味がありません。
また、パソコンを使用することが苦手な人もいるため、複雑な機能が搭載されているアプリは社員に定着せず、継続して利用してもらえない可能性が高いです。
いきなり自社にアプリを取り入れるのではなく、情報共有アプリを導入前に実際に利用する人がデモアプリを体験することが大切です。
複数のデバイスからアクセスできるかどうか
情報共有アプリを選ぶ際は、複数のデバイスからアクセスが可能かどうかチェックすることが重要です。
情報共有アプリはパソコンだけで利用するとは限らないため、タブレットやスマホといったデバイスにも対応していなければいけません。
タブレットやスマホでもアプリが利用可能であれば、移動中のちょっとした隙間時間でもチャットの確認や返信をすることが可能です。
そのため、様々なデバイスからアクセス可能なアプリを導入するのがおすすめです。
情報共有アプリのセキュリティは整っているかどうか
情報共有アプリのセキュリティが整っているかどうかは非常に重要です。
セキュリティが脆弱なアプリを使ってしまうと、社外秘密のやり取りなどが外部に流出してしまうおそれがあります。
そうならないためにも、セキュリティ対策が万全で、簡単に関係者以外の人間がアクセスできないような情報共有アプリを選ぶことが重要です。
企業向けの情報共有アプリを導入する際の注意点
企業向けの情報共有アプリを導入する際の注意点を紹介します。
情報共有アプリを利用する目的を明確化する
情報共有アプリを導入する際は、利用する目的を事前に明確化しましょう。
例えば「部署を越えて業務を円滑にするため」「データやファイル共有をスムーズに行うため」といったように、利用する目的を社内で共有する必要があります。
社内で抱えている悩みが一致した上で、情報共有アプリを導入することではじめて仕事を円滑にすることができます。
情報共有アプリに不具合が発生すると業務に支障が起きる
情報共有アプリに不具合が発生すると業務に支障が起きる可能性があります。
情報共有アプリの運営者は常にアプリの改良を行なったり、最新バージョンに更新したりしています。
しかし、アップデートが行われると一部のデザインが見づらくなったり、使用していた機能が無くなったりするといったケースも多々あります。
アプリのトラブルが発生して業務に支障が起きないためにも、不測の事態に対応できる体系を組み立てておく必要があります。
企業のおすすめ情報共有アプリや選び方、メリットなどのまとめ
この記事では「企業におすすめの情報共有アプリや選び方、利用するメリット」などについて解説してきました。
情報共有アプリを活用することで、異なる部署との連携を円滑にして、業務を効率化することが可能になります。
自社にとって最適な情報共有アプリを導入するためにも、現状の課題を明確にして問題解決に適したアプリを利用してみてはいかがでしょうか？
