クラウド型FAQシステムおすすめ5選！種類や選び方、メリットやデメリットを解説

この記事を読んでいるあなたは、

おすすめのクラウド型FAQシステムが知りたい
クラウド型FAQシステムを導入するメリットやデメリットを知りたい
クラウド型FAQシステムの種類や選ぶ際のポイントを知りたい

上記のように考えているかもしれません。

この記事では、そんなあなたに「おすすめのクラウド型FAQシステムや選び方」などをお伝えしてきます。

サービス名	特徴	公式サイト
簡単SNS	無料でたった3分で専門コミュニティSNSを作れるサービスプログラミング知識がなくてもFAQを作成することができる	簡単SNS公式サイト
Helpfeel	スペルミスや抽象的な表現でも検索ヒット率98％を実現できるサービスサービス利用中は毎月担当者からのサポートを受けることが可能	Helpfeel公式サイト
OKBIZ for FAQ	10年連続で国内シェア率1位を獲得しているサービスツールの操作や運用面において専属スタッフに相談することができる	OKBIZ for FAQ公式サイト
KotaMi	AI技術を用いて文章での問い合せをすることができるサービスユーザー同士で悩みを解決するシステムが導入されている	KotaMi公式サイト
CollasQ	お問合せ内容をクラウド上に保管することで社内で簡単に共有することができるチャットボットと連携することでユーザーにスムーズな対応をすることが可能	CollasQ公式サイト

クラウド型FAQシステムとは

クラウド型FAQシステムとは、クラウド上にユーザーから頻繁に寄せられる質問とその回答を掲載するシステムのことで、導入することでカスタマーサポートやコールセンターの業務負担を減らすことができます。

FAQとは「Frequently Asked Questions」の頭文字を取った言葉で、日本語では「よくある質問」として訳されています。

クラウド型FAQシステムを活用することでユーザーの悩みや疑問を解決するだけでなく、社内での業務に関するよくある質問をまとめてマニュアルを作成することも可能です。

FAQシステムは、社内の業務効率化したり、顧客のお問合せに対する対応工数を削減したりするシステムとして利用されています。

クラウド型FAQシステムの種類

クラウド型FAQシステムの種類を解説していきます。

ノウハウ集約型

ノウハウ集約型とは、商品やサービスに関わる情報やノウハウなどを特定の場所に集めることを意味します。

利用者がFAQで知りたいことを検索すると、質問に応じた類似の結果を確認することができます。

ノウハウ集約型は、ユーザーの検索ニーズが多いキーワードを上位に表示したり、ある単語を入力するとそれに対する検索候補のフレーズが表示される検索サジェスト機能が搭載されていたりするといった特徴があります。

ノウハウ集約型のFAQシステムを活用することで、ユーザーの悩みや疑問を解決することができます。

チャットボット型

チャットボット型とは、プログラミングされたロボットとテキストや音声で会話をすることができるツールを指します。

チャットボットツールに利用者が知りたい情報のキーワードを入力すると、それに対して自動的に回答が送信されて最適な解決案に導いてもらえます。

チャットボットツールでは、回答に対する受け答えを有人か無人に切り替えることができるため、自社の用途に合わせて利用することができます。

クラウド型FAQシステムを導入するメリット

クラウド型FAQシステムを導入することでどんなメリットがあるのか紹介します。

費用を抑えて運用することができる

クラウド型FAQシステムは、費用を抑えて運用することができます。

クラウド型のFAQシステムは、利用量に応じて料金が決定する従量課金制を設けているケースが多いです。

そのため、クラウド型FAQシステムは導入にかかる費用と毎月の一定額を支払うだけで利用することができます。

短期間で簡単に導入することができる

クラウド型FAQシステムは、短期間で簡単に導入することが可能です。

クラウド型であれば、インターネット環境が社内に整備されていればすぐに導入することができます。

また、導入するためのサーバーやドメインの設定といった手間をかけることなく利用することができるといったメリットもあります。

そのため、クラウド型FAQシステムは利用したいときにすぐ運用を開始することが可能です。

高精度なセキュリティが整備されている

クラウド型FAQシステムには、高精度なセキュリティが整備されています。

しっかりとしたセキュリティ体制があることで、外部に顧客情報が漏れる心配がありません。

大切な顧客データを管理、保管しながら安全に利用することができます。

クラウド型FAQシステムを導入するデメリット

クラウド型のデメリットにを解説していきます。

システムを自由にカスタマイズすることが難しい

クラウド型のFAQシステムでは、システムを自由にカスタマイズすることが難しいです。

例えば、1つのサービスで参加できる人数が制限されていたり、掲載できるFAQの数が決まっていたりすることがあります。

また、自社が利用しやすいように独自設定することができないケースもあります。

導入した後にこのような制限が見つかって業務に支障を出さないためにも、事前に利用するサービスをしっかり確認することが大切です。

ベンダーによってクラウド型FAQシステムの提供価格が異なる

ベンダーによってクラウド型FAQシステムの提供価格が異なるといったデメリットもあります。

ベンダーとは、サービスや製品を利用者に販売する会社のことを意味します。

クラウド型のFAQシステムを提供している会社の多くはベンダーとして独自の価格を設定して販売しています。

そのため、会社によって価格が異なり同じサービスでも価格が高く設定されていることもあります。

クラウド型FAQシステムの選び方

クラウド型FAQシステムの失敗しない選び方を解説していきます。

自社に必要なFAQシステムが充実しているサービスを選ぶ

クラウド型FAQシステムを選ぶ際は、自社に必要なFAQシステムのコンテンツが充実しているサービスを選ぶことが大切です。

例えば、

PCの操作が苦手な人でも簡単に操作できるか？

FAQシステムを利用していてトラブルにあった際のサポートは受けることができるのか？

といった、システムの充実度を他社サービスと比較する必要があります。

導入方法が簡単なFAQシステムを選ぶ

クラウド型FAQシステムを選ぶ際は、導入方法が簡単なFAQシステムを選ぶことがポイントです。

クラウド型のFAQシステムは、インターネット上にシステムをインストールするだけで利用することができます。

しかし、導入の際には担当者の教育面も考慮する必要があります。

システムの使い方が難しくて担当者がうまくシステムを活用できないといった事態にならないよう、使い方が簡単なクラウド型FAQシステムを選ぶことが重要です。

利用者にとって使いやすいFAQシステムを導入する

クラウド型FAQシステムを選ぶ際は、ユーザーにとって操作が簡単なFAQシステムを導入することが大切です。

クラウド型のFAQシステムを導入してもユーザーにとって使いやすく満足度が上がらなければ、意味がありません。

また、FAQを始めて利用する方でも分かりやすく操作しやすいUI設計を意識することが重要です。

FAQシステムの導入で失敗しないためにも、資料や無料体験を活用して自社に適したサービスを見極める必要があります。

セキュリティ体制が整っているFAQシステムを選ぶ

セキュリティ体制が整っているFAQシステムを選ぶことが大切です。

利用するサービスのセキュリティに脆弱性があると、外部に情報が漏れてしまいます。

それだけでなく、FAQシステムにウイルスが侵入してハッキングされる恐れもあります。

安心してサービスを利用するためにも、安全性が高く信頼できるサービスを選ぶことが大切です。

クラウド型FAQシステムを選ぶ際の注意点

クラウド型のFAQシステムの選ぶ際に注意しなければいけないことについて紹介します。

お客様と社内でFAQシステムの導入目的を明確にする

導入する目的がお客様のためなのか社内のためなのかを明確にする必要があります。

お客様の満足度を向上させるためにFAQシステムを導入するのであれば、お問い合わせを減らすことができます。

社内用にFAQシステムを導入するのであれば、オペレーターの対応の質を上げたり業務効率をよくしたりすることが可能になります。

顧客満足度を上げるためか業務効率化のためなのかを、クラウド型FAQシステムを導入する前に検討することが大切です。

事前にFAQシステムとCRMが連携できるかどうか確認する

あらかじめFAQシステムとCRMが連携可能かどうか確認する必要があります。

CRMとは、顧客管理の略で顧客情報の管理や対応履歴などを管理することができるシステムを意味します。

CRMとFAQシステムが連携することによって、頻繁に受け取るお問合せを把握することができ、それを基にFAQのコンテンツを充実させることができます。

結果としてお客様の満足度を向上させることにつながるため、CRMと連携機能が搭載されているクラウド型FAQシステムを選ぶことが重要です。

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おすすめのクラウド型FAQシステム一覧表

クラウド型FAQシステムとは